Bakım Yönetiminde Başarının Anahtarı: SMART Hedefler ve Doğru KPI’lar

Hedefler konu ne olursa olsun gitmek istediğiniz noktaya ulaşma yolculuğunda bir basamak niteliğindedir. Her birimiz hayatımızın bir döneminde belirli hayaller doğrultusunda hedef belirler ve bu hedefe ulaşabilmek için yol izleriz.

İş hayatında da hedefler ile çalışmak çoğu zaman bizlere motivasyon kaynağı yaratsa da bazen ümitsizlik hissi de verebilir. Bu açıdan hedeflerin amaca uygun belirlenmesi çok önemlidir.

Bu süreçte bir çoğumuzun da çok kullandığı bir kısaltma KPI’lar (Key Performance Indicator) son zamanlarda hayatımıza girmiş bulunuyor.

Bakım yönetiminde de kullanılan birçok KPI görebilirsiniz. Bunların bir kısmını aşağıda listelemeye çalıştım. Ancak hangilerinin kullanılacağı, ölçüm ve gözden geçirme kriterlerinin ne olacağı önemli bir konu.

Hedefler size nerede olduğunuzu, nereye gittiğinizi, bir şeylerin ters gidip gitmediğini ve hedefinize ne zaman ulaştığınızı söylemeye yardımcı olacaktır.

Bakım yönetimine bir mühendislik projesi olarak bakacak olursak belirlemiş olduğunuz hedeflerin sayısal nitelikte olması doğaldır. Ve tabi ki bunun içinde veri gereksinimi kaçınılmazdır.

Hedefler için her zaman tekrarlanan özellik SMART olmasıdır. Bu kısaltma KPI kelimesi gibi ingilizce kökenli olması sebebiyle “Specific, Measurable, Achievable, Relative, Timely” kelimelerinin baş harflerinden oluşur. Yani hedefiniz Spesifik, Ölçülebilir, Başarılabilir, Konu ile ilgili ve Zamana Bağlı olmadır.

Hedefler doğru davranışı teşvik etmeli, manipüle edilmesi zor olmalı ve kolayca raporlanabilir olmalıdır.

Bakım Hedefleri

Arıza Sayısı	Adet	Toplam Arıza Sayısı
Arıza Süresi	dk	Toplam Arıza Süresi
Arıza Oranı	%	(Toplam Arıza Süresi / Operasyon Süresi) * 100
Arızaların Verimliliğe Etkisi	%	(Toplam Arıza Süresi / Toplam Operasyon Süresi) * 100
Arıza Analizi Tamamlama Oranı	%	(Planlanan Analiz Sayısı / Tamamlanan Analiz Sayısı) / 1000
MTBF	dk	Toplam Operasyon Süresi / Toplam Duruş Sayısı
MTTR	dk	Toplam Arıza Süresi / Toplam Arıza Sayısı
Bakım Maliyeti	$ / TL	Toplam Bakım Harcama
Bakım Maliyet Oranı	%	(Bakım Maliyeti / Yerine Koyma Değeri) * 100
Yedek Parça Maliyet Oranı	%	(Yedek Parça Envanter Değer / Yerine Koyma Değeri) * 100
Planlı Bakımların Tamamlanma Oranı	%	(Tamamlanan Bakım Faaliyeti Sayısı / Planlanan Bakım Sayısı) * 100
Planlı Bakımların Verimliliğe Etkisi	%	Planlı Bakımların Süresi / Operasyon süresi
Planlı Bakımların Etkinliği	-	Faaliyet sonrası bulgu sayısı & Faaliyet sonrası ekipmanda meydana gelen duruş sayısı
İş Emri Sayısı	adet	Toplam İş Emri Sayısı
İş Emri Tamamlanma Oranı	%	(Tamamlanan İş Emri Sayısı / Toplam iş Emri Sayısı) *100
Kırmızı Kart Tamamlanma Oranı	%	(Toplam Kırmızı Kart Sayısı / Tamamlana Kırmızı Kart Sayısı) *100

Tabloda belirtmiş olduğum örneklerin hangilerinin takip edileceği, hangi zaman aralıklarında değerlendirme yapılacağı ise işletmenizin bakım yönetim sistemi uygulamasında hangi aşamasında olduğunuza göre belirlenebilir.

SMART özelliklerinden bir tanesinden dahi yoksun bir hedef boşa harcanan zamandan ibarettir.

Aynı zamanda değerlendirme periyodu da çok büyük önem taşımaktadır. Unutmayın ki dijital tarafta eksik olan hatlar veya ekipmanlar için gerekli olan veriler manuel toplanacağı için hedeflerin değerlendirmesi de geçmişin değerlendirmesinden öteye gidemeyecektir.

Bu sebeple de işe başlamadan önce yapmış olduğunuz ekipman bazlı risk değerlendirmesi yine karşınıza çıkacaktır.

İşletmeniz için risk seviyesi yüksek hat ya da ekipman için belki vardiyalık olarak takip bile gerekebilir. (Arıza Sayısı, Arıza Süresi, MTTR, MTBF)

İşletmelerde yapılan bir yanlış da hedef takibinde kapsamın yanlış belirlenmesidir.

MTBF ya da MTTR takibi bir bakımcı için ekipmanın ya da sistemin performans durumunu gösteren en önemli iki KPI çeşididir.

Bir hat üzerinde toplam 5 adet ekipman bulunduğunu düşünelim ve bir ekipmanda meydana gelen duruş direk olarak hattın üretiminin durmasına sebep olsun. Bu şekilde bir dizilimde hattın MTBF ya da MTTR sonuçları size bir ayna olabilirken bütün işletmenin MTBF ya da MTTR verisini hesaplıyor olmak gereksiz bir uğraşa dönüşebilir.

Eğer İşletmede seri üretim yapılıyor ise bu hesap size katma değer sağlayacaktır. Ancak alan bazlı üretim prosesiniz var ise ekipman özelinde veri toplama ve değerlendirme çok daha faydalı olacaktır.

Sonuçların sorumlusu tek bir kişi değildir. Ekibin tümü çözüme katılmalı ve katma değer sağlamalıdır.

Sık yapılan hatalı yönetim şekli de çıkan sonuçları görünmez hale getirmektir.

Yöneticinin görevi verileri analiz etmek, olumsuz gidişat için etkili bir kök sebep analiz sürecini yönetmek ve aksiyonların takibini yapmaktır. Aynı zamanda organizasyonun her kademesi tarafında da gelişmelerin bilinir olmasını sağlanmalıdır.

Ben bu noktada ekipman sahipliği yönteminin çok etkin sonuçlar verdiğini düşünüyorum.

Eğer organizasyon ve üretim yapısı olanak sağlıyor ise özellikle önleyici bakım faaliyetleri için hat bazlı ya da ekipman bazlı sorumluluk belirlemenin etkin sonuç verdiğini gözlemledim. Bu sayede takip ve aksiyon alma etkinliği çok hızlı bir şekilde güzel sonuçlara varmaktadır.